Betriebsrat und KI im Recruiting: Was mitbestimmungspflichtig ist

Der Vertrag mit dem Softwareanbieter ist unterschrieben, das Onboarding geplant – und dann meldet sich der Betriebsrat. Dieses Szenario erleben viele Pflegeträger, die KI im Bewerbermanagement einführen. Es ist vermeidbar. Wer die Beteiligungsrechte kennt und den Betriebsrat früh einbindet, ist in sechs Wochen durch. Wer sie übergeht, verliert Monate.

Kurz gesagt: Ein KI-gestütztes Bewerbermanagement ist fast immer mitbestimmungspflichtig – wegen der Nutzungsdaten (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) und wegen der Auswahlkriterien (§ 95 Abs. 2a BetrVG). Der Betriebsrat ist frühzeitig zu unterrichten (§ 90) und darf einen Sachverständigen hinzuziehen (§ 80 Abs. 3). Bei kirchlichen Trägern gilt Vergleichbares für die Mitarbeitervertretung. Der praktische Weg ist eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung.

1. Warum der Betriebsrat überhaupt zuständig ist

Auf den ersten Blick geht es bei Bewerbern um Menschen, die noch gar nicht im Betrieb sind. Warum soll der Betriebsrat mitreden? Aus drei Gründen:

• Die Recruiter sind Beschäftigte. Ein Bewerbermanagementsystem protokolliert, wer wann welche Bewerbung geöffnet, bewertet und beantwortet hat. Das sind Verhaltens- und Leistungsdaten der Mitarbeiter, die das System nutzen.
• Auswahlkriterien betreffen die Belegschaft. Wer eingestellt wird, verändert das Team. Das Betriebsverfassungsgesetz gibt dem Betriebsrat deshalb bei Auswahlrichtlinien ein Mitbestimmungsrecht – und seit 2021 ausdrücklich auch dann, wenn KI im Spiel ist.
• Der Gesetzgeber hat KI ausdrücklich geregelt. Mit dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz vom Juni 2021 wurden drei Vorschriften um KI ergänzt. Der Gesetzgeber wollte damit klarstellen, dass der Betriebsrat beim Einsatz von KI nicht außen vor bleibt.

2. Die fünf relevanten Vorschriften

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – technische Überwachungseinrichtungen

Der Betriebsrat bestimmt mit bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts reicht es, wenn die Einrichtung dazu objektiv geeignet ist. Eine Überwachungsabsicht ist nicht nötig.

Ein Bewerbermanagementsystem speichert, welcher Recruiter wie viele Bewerbungen in welcher Zeit bearbeitet, wie lange eine Bewerbung unbeantwortet blieb und wer welche Entscheidung getroffen hat. Das ist objektiv zur Leistungskontrolle geeignet. Das Mitbestimmungsrecht greift.

Eine Abgrenzung dazu: Das Arbeitsgericht Hamburg hat im Januar 2024 (24 BVGa 1/24) entschieden, dass die bloße Erlaubnis, ChatGPT über private Accounts im Browser zu nutzen, nicht mitbestimmungspflichtig ist – weil der Arbeitgeber dabei keinen Zugriff auf Nutzungsdaten hat. Bei einem vom Arbeitgeber betriebenen System mit eigenen Accounts und Protokollen ist das anders. Genau das ist ein Bewerbermanagementsystem.

§ 95 Abs. 2a BetrVG – Auswahlrichtlinien mit KI

Richtlinien über die personelle Auswahl bei Einstellungen bedürfen der Zustimmung des Betriebsrats (§ 95 Abs. 1). Absatz 2a stellt seit 2021 klar: Das gilt auch, wenn bei der Aufstellung der Richtlinien KI zum Einsatz kommt.

Die Kriterien, nach denen eine KI Bewerbungen vorsortiert – welche Qualifikation erforderlich ist, welches Sprachniveau, welche Berufserfahrung –, sind genau solche Richtlinien. Wer sie im System konfiguriert, stellt eine Auswahlrichtlinie auf. Das geht nicht ohne Betriebsrat.

§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG – Unterrichtung bei geplanter KI

Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von KI rechtzeitig und unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu unterrichten und mit ihm zu beraten.

„Rechtzeitig" heißt: bevor Fakten geschaffen sind. Wer den Betriebsrat erst nach Vertragsunterschrift informiert, verletzt diese Pflicht.

§ 80 Abs. 3 Satz 2 BetrVG – Sachverständiger bei KI

Der Betriebsrat kann zur Beurteilung von KI einen Sachverständigen hinzuziehen. Die Vorschrift stellt klar, dass dessen Hinzuziehung bei KI als erforderlich gilt – der Arbeitgeber kann also nicht einwenden, der Betriebsrat könne das auch allein beurteilen. Die Kosten trägt der Arbeitgeber.

In der Praxis lässt sich das oft vermeiden: Wer dem Betriebsrat von sich aus ein verständliches Datenblatt liefert – was das System tut, welche Daten es verarbeitet, wer Zugriff hat, was die KI entscheidet und was nicht –, nimmt dem Sachverständigen seinen Anlass.

§ 99 BetrVG – Zustimmung zur Einstellung

Unabhängig von der KI muss der Betriebsrat in Betrieben mit mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern jeder Einstellung zustimmen. Dafür braucht er die Bewerbungsunterlagen der in Betracht kommenden Bewerber. Ein gutes Bewerbermanagementsystem bildet diesen Schritt ab: Der Betriebsrat erhält die Unterlagen über das System, mit Fristlauf, ohne E-Mail-Anhänge.

3. Kirchliche Träger: MAVO und MVG-EKD

Für Caritas, Diakonie und ihre Einrichtungen gilt das Betriebsverfassungsgesetz nicht. An die Stelle des Betriebsrats tritt die Mitarbeitervertretung (MAV), an die Stelle des BetrVG die Mitarbeitervertretungsordnung (MAVO, katholisch) oder das Mitarbeitervertretungsgesetz (MVG-EKD, evangelisch).

Inhaltlich sind die Rechte vergleichbar:

• Technische Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle sind zustimmungspflichtig (§ 36 Abs. 1 Nr. 9 MAVO; § 40 MVG-EKD – die genaue Buchstabenzählung unterscheidet sich je nach Landeskirche).
• Ein ausdrückliches Mitbestimmungsrecht bei Auswahlrichtlinien wie in § 95 BetrVG kennt die MAVO nicht. Die MAV wirkt aber bei jeder Einstellung mit (§ 34 MAVO) und kann dabei die Kriterien hinterfragen, nach denen vorsortiert wurde.
• Die MAV ist über geplante Maßnahmen rechtzeitig zu informieren (§ 27 MAVO).

Das Instrument heißt dort Dienstvereinbarung statt Betriebsvereinbarung. Dazu kommt: Für kirchliche Träger gilt nicht die DSGVO direkt, sondern das Kirchliche Datenschutzgesetz (KDG) bzw. das DSG-EKD, inhaltlich mit sehr ähnlichen Anforderungen und eigenen Aufsichtsbehörden.

4. Was in die Betriebsvereinbarung gehört

Eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung zu KI im Recruiting muss nicht lang sein. Sie muss die Punkte regeln, die der Betriebsrat sonst nicht beurteilen kann. Bewährt hat sich diese Struktur:

• Gegenstand und Zweck. Welches System, welche Funktionen, wofür. Ausdrücklich: Die KI dient der Vorsortierung und Strukturierung. Sie trifft keine Entscheidungen über Einladung, Zu- oder Absage.
• Zulässige Kriterien. Welche Anforderungen dürfen als Kriterium konfiguriert werden – und welche nicht. Sinnvoll ist ein Verbot aller Kriterien, die direkt oder mittelbar an Merkmale nach § 1 AGG anknüpfen, plus ein Verfahren, wie neue Kriterien abgestimmt werden.
• Menschliche Entscheidung. Wer entscheidet, wie die Entscheidung dokumentiert wird, und dass jede Bewerbung von einem Menschen gesehen wird.
• Verarbeitung der Nutzungsdaten. Welche Daten über die Recruiter das System speichert, wer sie sieht, und die Zusicherung, dass sie nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle verwendet werden. Das ist der Punkt, der dem Betriebsrat am wichtigsten ist.
• Zugriffsrechte. Welche Rollen gibt es, wer sieht Bewerberdaten, wer darf Kriterien ändern.
• Informationsrechte des Betriebsrats. Einsicht in die konfigurierten Kriterien, Zugang zu den Protokollen, regelmäßiger Bericht, etwa halbjährlich.
• Löschfristen. Wann Bewerberdaten gelöscht werden, wann Nutzungsdaten.
• Evaluation und Kündigung. Prüfung nach zwölf Monaten, Kündigungsfrist, Nachwirkung.

Wer dem Betriebsrat einen Entwurf mit diesen acht Punkten vorlegt, hat die halbe Verhandlung hinter sich.

5. Der Ablauf, der funktioniert

• Woche 1 – Unterrichtung. Betriebsrat schriftlich informieren, bevor ein Vertrag unterschrieben ist. Beifügen: Datenblatt des Anbieters, geplante Kriterien, Rollenkonzept, Datenschutz-Folgenabschätzung oder zumindest deren Entwurf.
• Woche 2 – Vorführung. Das System dem Betriebsrat zeigen, mit echten Beispielen. Wer sieht, dass die KI keine Punkte vergibt, sondern Kriterien mit Zitat belegt, hat deutlich weniger Fragen.
• Woche 3 bis 5 – Verhandlung. Entwurf der Betriebsvereinbarung vorlegen, Rückmeldung einarbeiten. Wenn der Betriebsrat einen Sachverständigen will: zulassen, nicht blockieren.
• Woche 6 – Abschluss und Schulung. Vereinbarung unterschreiben, Recruiter schulen, System freischalten.

Was diesen Zeitplan sprengt: der Betriebsrat erfährt aus dem Flurfunk vom neuen System; der Anbieter kann nicht erklären, was die KI genau tut; die Kriterien sind noch nicht festgelegt. Alle drei Punkte sind vor Woche 1 zu klären.

6. Was passiert, wenn man es weglässt

Unterlassungsanspruch. Der Betriebsrat kann beim Arbeitsgericht per einstweiliger Verfügung erreichen, dass das System nicht genutzt werden darf, bis die Mitbestimmung nachgeholt ist. Das dauert Tage, nicht Monate – und trifft das Recruiting mitten im Betrieb.

Was dagegen nicht automatisch folgt: ein Beweisverwertungsverbot. Das Bundesarbeitsgericht hat 2023 entschieden, dass selbst datenschutzwidrig oder unter Verstoß gegen eine Betriebsvereinbarung gewonnene Daten vor Gericht verwertbar bleiben können (BAG, 29.06.2023 – 2 AZR 296/22). Wer darauf hofft, dass Fehler „nicht zählen", irrt also in beide Richtungen.

Vertrauensverlust. Jede spätere Vereinbarung – ob zu Dienstplanung, Zeiterfassung oder dem nächsten Tool – wird schwieriger.

Schwache Position im AGG-Fall. Legt ein abgelehnter Bewerber Indizien für eine Benachteiligung vor, muss der Arbeitgeber beweisen, dass nicht diskriminiert wurde. Eine mit dem Betriebsrat abgestimmte Auswahlrichtlinie ist dafür ein starkes Argument. Ein Verfahren, das niemand abgesegnet hat, ist das Gegenteil.

7. Ab Dezember 2027: Der AI Act kommt dazu

Die europäische KI-Verordnung stuft Systeme zur Bewerberauswahl als Hochrisiko-KI ein. Ab dem 2. Dezember 2027 gilt für Arbeitgeber als Betreiber unter anderem Art. 26 Abs. 7: Vor der Inbetriebnahme sind die Arbeitnehmervertreter und die betroffenen Arbeitnehmer zu informieren, dass sie dem Einsatz eines Hochrisiko-KI-Systems unterliegen.

Wer heute schon eine Betriebsvereinbarung hat, erfüllt diese Pflicht faktisch bereits. Es ist einer der Punkte, an denen sich zeigt, dass frühe Mitbestimmung kein Hindernis ist, sondern eine Vorbereitung auf das, was ohnehin kommt.

8. Checkliste für die Einführung

• Betriebsrat oder MAV schriftlich informiert, bevor der Vertrag unterschrieben ist.
• Datenblatt des Anbieters liegt vor: Funktionen, Datenarten, Rollen, Speicherorte, was die KI entscheidet und was nicht.
• Geplante Auswahlkriterien sind aufgelistet und AGG-geprüft.
• Vorführung des Systems für den Betriebsrat ist terminiert.
• Entwurf der Betriebs- oder Dienstvereinbarung mit den acht Kernpunkten liegt vor.
• Datenschutz-Folgenabschätzung ist begonnen.
• Nutzungsdaten der Recruiter: geklärt, wer sie sieht und wofür sie nicht verwendet werden.
• Zeitplan: sechs Wochen, mit Puffer für einen Sachverständigen.

9. Wie Curawork den Betriebsrat einbindet

Für die Einführung des Curawork BMS stellen wir auf Anfrage ein Datenblatt für den Betriebsrat bereit: Was das System ist und was nicht, welche Daten verarbeitet werden, wie die KI-Vorsortierung arbeitet, welche Rollen es gibt und welche Daten über die Nutzer gespeichert werden. Dazu Formulierungsvorschläge für die Betriebsvereinbarung. Der § 99-Prozess – Vorlage der Unterlagen an den Betriebsrat mit Fristlauf – ist im System abgebildet.